Innovaciones y transformaciones en la organización de eventos turísticos
La división de eventos de Sergat, una agencia de comunicación especializada en turismo desde 1987 y pionera en España, ha creado y producido más de 1000 eventos. Durante estos 37 años, la compañía ha presenciado la evolución constante en la planificación, producción y ejecución de eventos exitosos.
En la última década, la integración de la tecnología digital, el protagonismo de las redes sociales y los avances técnicos en los dispositivos utilizados para la producción de eventos han dado lugar a nuevas tendencias emergentes en el sector. Los formatos y métodos tradicionales están siendo reemplazados por enfoques más flexibles, interactivos y tecnológicos. La clave para mantenerse relevante en la industria de los eventos es la adaptación constante, ofreciendo experiencias innovadoras y personalizadas que capten el interés y la participación activa de los asistentes.
La exposición diaria a las pantallas y la normalización de reuniones virtuales han generado una fatiga digital generalizada, disminuyendo la atención y dificultando la sorpresa con presentaciones en este formato. Además, los macroeventos corporativos, donde los asistentes se sienten como "simples invitados", han perdido atractivo. Los grandes recintos y mega salas de conferencias están siendo reemplazados por lugares más originales y de menor capacidad.
Con la creciente conciencia ambiental, los eventos que no consideran la sostenibilidad en su planificación corren el riesgo de generar comentarios negativos. La falta de prácticas ecológicas y de responsabilidad social puede ser un factor decisivo para que los asistentes decidan no participar o no brindar comentarios positivos.
Crear experiencias que capturen la atención, inviten a la participación y estimulen la imaginación de los asistentes es fundamental. Esto incluye instalaciones artísticas, estaciones interactivas de alimentos y bebidas, presentaciones en vivo y entornos temáticos que transporten a los participantes. La personalización de la experiencia del invitado es crucial. Utilizar datos relevantes para crear experiencias únicas, bajo un storytelling atractivo que guíe el evento, hace que los participantes se sientan valorados y comprometidos, potenciando la fidelización con la marca. En eventos corporativos, las experiencias y la forma de transmitir información deben ofrecer valor real. Ofrecer sesiones educativas y oportunidades de aprendizaje a través de talleres y colaboraciones con expertos puede ser una buena opción. Los asistentes valoran el contenido enriquecedor que tenga en cuenta su tiempo.
En detrimento de los megaeventos, los eventos de tamaño mediano permiten una mayor interacción y conexión con los asistentes, así como una mayor flexibilidad y adaptabilidad en tiempo real. Además, son más sostenibles y permiten innovar en formatos y dinámicas. La sostenibilidad es una prioridad creciente, no solo para las compañías, sino también para los asistentes. Implementar prácticas ecológicas como la reducción de residuos, el uso de materiales reciclables y la elección de proveedores sostenibles es esencial en cualquier evento actual. La versatilidad de las pantallas LED de alta resolución, en diversas configuraciones, sustituirá por completo a los proyectores clásicos. Esta tecnología permite una experiencia visual más envolvente e impactante.
La aparición de la IA en los últimos años también afectará a los eventos. Aunque aún no hay herramientas suficientemente maduras para la planificación detallada de eventos, la IA ya está presente en formas lúdicas y de entretenimiento con animaciones y corners interactivos. Pronto, la conversión de texto a video mediante IA generativa alcanzará niveles casi profesionales. Este avance ofrecerá múltiples posibilidades creativas para la presentación de eventos en directo y la generación de contenido multimedia específico para eventos. La creatividad y formación del creador serán cruciales para aprovechar estas tecnologías.
Sergat entiende que el futuro radica en conocer y probar nuevas herramientas y tendencias emergentes para adaptarse a los cambios y mantener un enfoque centrado en que el cliente disfrute de eventos exitosos y cumpla con sus objetivos. "En un mundo donde la innovación no tiene límites, los mejores eventos del futuro serán aquellos que logren combinar de manera óptima tecnología, personalización y creatividad, resultando en experiencias realmente memorables", explica Marcel Solana, director de eventos de Sergat.